1.1 Terminy wystawiania faktur

Faktury w KSeF wystawia się zgodnie z podstawową zasadą (art. 106i ustawa VAT), czyli nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca, po miesiącu w którym nastąpiła dostawa towarów.

Dniem poniesienia kosztu co do zasady jest data wystawienia faktury. W przypadku faktury wystawionej w trybie online jest to data przesłania faktury do KSeF, a w przypadku wystawienia w trybie offline, jest to data wystawienia faktury.

W przypadku trybu offline24 fakturę dosyła się niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. W przypadku trybu offline (niedostępność systemu) fakturę dosyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności. W przypadku trybu awaryjnego fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF.

1.2. Obowiązek przesyłania faktur do KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży brutto przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców oraz innych podmiotów wystawiających faktury
• od 1 stycznia 2027 r. – dla przedsiębiorców, u których miesięczna wartość sprzedaży z faktur nie przekracza 10 tys zł brutto (w przypadku przekroczenia tego limitu obowiązek przesyłania faktur do KSeF powstaje od faktury, którą ten limit przekroczono)

Obowiązkowym KSeF nie są jednak objęte transakcje typu IOSS i OSS nieunijny oraz transakcje realizowane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

1.3. Faktury dla zagranicznych kontrahentów

Obowiązek wystawienia faktury w KSeF jest niezależnie od tego, czy odbiorca ma siedzibę w Polsce, czy nie. Faktura powinna zostać udostępniona zagranicznemu kontrahentowi w uzgodniony z nim sposób np. plik pdf na adres e-mail z kodem QR.

Wyjątkami są IOSS oraz OSS nieunijny, które nie zobowiązują do wystawienia faktury w KSeF.

1.4. Faktury dla konsumentów (do paragonów)

Do końca 31 grudnia 2026 r. możliwe jest wystawianie faktury uproszczonej (paragon z NIP) do 450,00 zł i tym samym nie wystawianie go w KSeF. Od 2027 r. jeśli do transakcji z kasy fiskalnej będzie miała zostać wystawiona faktura, będzie musiała zostać wystawiona w KSeF.

Faktury dla osób fizycznych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej) nie muszą być wystawione w KSeF (można, ale nie trzeba).

1.5. Korekty faktur przez KSeF

Gdy; podstawa opodatkowania lub kwota podatku uległa zmianie, dokonano zwrotu towarów, dokonano zwrotu zapłaty lub stwierdzono pomyłkę w jakiejś pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą (art. 106j ust. 1 ustawa VAT).

KSeF likwiduje noty korygujące, co oznacza, że jedynym sposobem korekty (nie ważne jakiego błędu) jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę

Do danych, które musi zawierać faktura korygująca od wejścia KSeF doszedł numer KSeF faktury do której korekta jest robiona. Podatnik może również wykonać korektę faktury, która nie została wystawiona w KSeF.

Korektę podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze dokonuję się za okres rozliczeniowy, w którym pierwotna faktura została wystawiona (art. 29a ust. 13 ustawa VAT). Tak więc wystawienie faktury korygującej na minusie w KSeF powoduje, że sprzedawca może skorygować podstawę opodatkowania i podatek należny.

Co więcej obowiązkowy KSeF uprościł uwzględnienia korekty faktury na minus już w momencie wystawienia faktury korygującej, bez konieczności spełnienia dodatkowych wymogów.

1.6. Kary, a obowiązek KSeF

Przedsiębiorcy mają czas do 1 stycznia 2027 r. na adaptacje do KSeF. Rok 2026 jest przeznaczony na edukację. Docelowe sankcje administracyjne, obowiązujące od początku 2027 r. to:

• Do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze (w przypadku wystawienia dokumentu bez użycia systemu).

• Do 18,7% kwoty należności ogółem (dla faktur bez wykazanego podatku VAT, m.in. u podatników zwolnionych).
• Sankcje za niedochowanie terminów przesłania dokumentów w trybie awaryjnym lub offline.

Oczywiście zwolnienia z kar dotyczą błędów technicznych z systemem. Odpowiedzialność karnoskarbowa nie uległa zmianie, a kary za wystawianie niepoprawnych oraz nierzetelnych faktur cały czas obowiązują przedsiębiorców.

Warto wspomnieć, że mimo zwolnień z sankcji, systematyczne ignorowanie KSeF po 1 kwietnia (oprócz przedsiębiorców z łączną sprzedażą poniżej 10 tys zł) może zostać uznane jako celowe działanie na szkodę stabilności budżetu i tym samy rozpocząć kontrolę odpowiednich organów.

1.7. Ryzyko podwójnych faktur

W sytuacji gdy podatnik wystawia fakturę z wykorzystaniem systemu KSeF a jednocześnie przesyła kontrahentowi fakturę wygenerowaną we własnym systemie, istnieje ryzyko że faktury zostaną uznane przez organy podatkowe za dwa różne dokumenty, mimo iż dotyczą tej samej transakcji (w szczególności jeśli w ich treści wystąpią różnice). W konsekwencji organy podatkowe mogą domagać się, na podstawie art. 108 ustawy o VAT, opłacenia VAT należnego dwa razy, od każdej z faktur, mimo że dokumentują one jedną transakcję.

Minister Finansów zaznacza, że nie ma możliwości jednocześnie wystawianie faktury KSeF oraz „zwykłej” faktury w swoim własnym systemie.

1.8. Faktura wystawiona błędnie na NIP z polskim prefiksem

NIP to identyfikator podatkowy, którym posługują się obowiązkowo przedsiębiorcy. NIP poprzedzony prefiksem oznacza, że przedsiębiorca jest zarejestrowany do VAT-UE. Prefiks służy do identyfikacji kraju, w którym jest zarejestrowany przedsiębiorca. Aby posługiwać się numerem NIP z prefiksem należy dokonać odpowiedniego zgłoszenia w US.

Zgodnie z art. 97 ustawy o VAT polscy podatnicy VAT są zobowiązani do posługiwania się numerem NIP z przedrostkiem PL w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowego nabycia, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub przy nabywaniu usług o których mowa w art. 28 ww. ustawy.

Jeśli taka transakcja nie występuje, a dodatkowo przedsiębiorca nie jest zarejestrowany do VAT-UE, można stwierdzić, że wskazany przepis nie zezwala na posługiwanie się NIP z przedrostkiem PL.

W takiej sytuacji numer NIP jest nieprawidłowy i należy go skorygować. Błędny NIP w fakturze KSeF może skutkować nie wysłaniem tej faktury do odpowiedniego kontrahenta lub nie wysłaniem jej wcale.