Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma teleinformatyczna, służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System ten ma na celu cyfryzację obiegu dokumentów w polskiej gospodarce, usprawnienie rozliczeń podatkowych oraz ograniczenie nadużyć finansowych.

Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapami:

• Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorstw.

Ustawodawca przewidział także okres przejściowy dla:

• przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekracza 10 000 zł w miesiącu,
• przedsiębiorców wystawiających faktury przy użyciu kas rejestrujących,
• przedsiębiorców wystawiających paragony stanowiące faktury uproszczone.

Wyżej wymienione podmioty zobowiązane będą do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dopiero od 1 stycznia 2027 r.

WAŻNE: Powyższe daty dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r.!

Wystawianie faktur w KSeF dla osób prywatnych – konsumentów – będzie dobrowolne.

Co to oznacza w praktyce?

• Faktury będą wystawiane w określonym, ustrukturyzowanym formacie XML, zgodnym ze schematem FA(3);
• Faktura przesłana do KSeF automatycznie otrzyma unikalny numer i datę – data wystawienia faktury będzie odpowiadać dacie przesłania faktury do systemu;
• Tradycyjne noty korygujące, ale i duplikaty faktur zostaną usunięte z obiegu. W KSeF jedyną dopuszczalną metodą korekty będzie wystawienie pełnej faktury korygującej;
• System KSeF scentralizuje wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur;
• Obieg faktur będzie ujednolicony i transparentny;
• Faktury w KSeF będą archiwizowane przez 10 lat;

Jak się przygotować do KSeF?

1. Podjęcie decyzji o korzystaniu z KSeF:
   • poprzez dedykowany program finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF lub
   • poprzez bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów, tj. Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację mobilną KSeF i e-mikrofirmę (można już testować);
2. Należy uwierzytelnić się w wybrany sposób:
   • profilem zaufanym,
   • podpisem kwalifikowanym,
   • pieczęcią kwalifikowaną;
3. Nadanie uprawnień:
   • wskazanie osoby, która w imieniu podatnika będzie mogła działać w systemie (np. pobierać faktury).
4. Wygenerowanie certyfikatu:
   • aby w każdej sytuacji móc wystawiać faktury, tj. w trybach offline24/offline/awaryjnych. Faktury w tym trybie muszą być oznaczone dwoma kodami QR- do jednego z nich potrzebny jest Certyfikat KSeF (można go już generować).

Zachęcamy do śledzenia naszej strony, w kolejnych wpisach będą się pojawiały kolejne szczegóły dot. KSeF.